Modèle de concours de recrutement des techniciens spécialisés — ONEE Branche Électricité — Secrétariat de direction — session de mai 2018

Il s'agit du concours de recrutement de l'ONEE — Branche Électricité, session de mai 2018, filière Secrétariat de Direction, niveau Technicien Spécialisé. Épreuve notée sur 100, durée 2 heures, coefficient 1. Le type est mixte : une partie 1 de QCM (75 points, questions notées 2,5 points chacune) et une partie 2 de deux sujets à traiter (25 points, 12,5 points chacun). Le scan ne restitue que les questions 1 à 6 et 15 à 23 : les questions 7 à 14 manquent. Voici une correction méthodologique proposée.

💡 Avant de commencer : en deux heures pour une épreuve mixte, la répartition qui rapporte le plus est 40 minutes maximum pour le QCM puis 35 minutes par sujet rédigé, et 10 minutes de relecture. Le QCM est la partie la plus rentable au point par minute : ne vous y attardez pas sur une question bloquante, marquez-la et revenez. Attention à la consigne : plusieurs énoncés ici admettent plusieurs réponses correctes (questions 1 et 2 notamment). Enfin, les deux sujets rédigés ne demandent pas des paragraphes vagues : structurez-les en parties avec des intertitres, c'est ce qui distingue un candidat formé en secrétariat de direction.

Partie 1 — Correction du QCM

Q1. Qualités personnelles requises pour un poste de secrétaire

• Réponse : Loyale.
• Pourquoi : la secrétaire de direction est exposée à des informations confidentielles ; la loyauté et la discrétion sont les qualités fondatrices du poste.
• Distracteurs : complaisante désigne une personne qui cède par excès de docilité — c'est un défaut professionnel, pas une qualité ; indifférente est l'opposé de l'implication attendue.

Q2. Attitudes professionnelles requises

• Réponses : Être rationnelle et Avoir le contrôle de soi.
• Pourquoi : la rationalité garantit l'objectivité des comptes rendus et des priorités ; la maîtrise de soi est indispensable en accueil, au téléphone et en situation de tension.
• Distracteur : être subjective est exactement l'attitude à proscrire dans la transmission de l'information.

Q3. Que signifie une firme ?

• Réponse : Une entreprise.
• Pourquoi : « firme » est synonyme d'entreprise, en particulier d'entreprise de taille importante ou connue sous une raison sociale. Structure et fonction désignent l'organisation interne et une mission, pas l'entité économique.

Q4. Dans une publicité, que signifie « le slogan » ?

• Réponse : Une phrase qui résume les qualités du produit.
• Pourquoi : le slogan est une formule brève, mémorisable et répétée, qui condense la promesse du produit. Le nom est la marque ou le nom commercial, l'image est le visuel : ni l'un ni l'autre n'est le slogan.

Q5. Période d'essai pour les employés (droit du travail)

• La règle légale à connaître : pour un contrat à durée indéterminée, le Code du travail marocain fixe la période d'essai à trois mois pour les cadres et assimilés, un mois et demi pour les employés et quinze jours pour les ouvriers. Elle est renouvelable une seule fois.
• Sur ce QCM : les options extraites du scan sont « 12 jours », « 1 mois » et « 3 mois » ; la valeur légale exacte pour les employés — un mois et demi — n'y figure pas telle quelle. Il est probable que le scan ait dégradé les libellés (15 jours et 1 mois et demi). Répondez sur la base du texte légal : la catégorie « employés » correspond à un mois et demi, et à défaut, l'option la plus proche parmi celles lisibles est 1 mois. Ne retenez surtout pas « 3 mois », qui est la durée des cadres et constitue le distracteur classique de cette question.

Q6. Ancienneté exigée pour ouvrir droit au congé annuel

• Réponse : 6 mois.
• Pourquoi : le droit au congé annuel payé s'acquiert après six mois de service continu dans la même entreprise. Le congé est ensuite calculé sur la base d'un jour et demi ouvrable par mois de travail, majoré avec l'ancienneté.

Q15. Quel document a une présentation normalisée ?

• Réponse : La lettre.
• Pourquoi : la lettre est le seul document de la liste dont la disposition fait l'objet d'une norme de présentation (zones d'en-tête, références, objet, date et lieu, appel, corps, formule de politesse, signature, pièces jointes). La circulaire, la note de service, la note d'instruction et le procès-verbal obéissent à des usages administratifs, non à une norme de mise en page.

Q16. Comment créer un modèle de document ?

• Réponse : Choisir le format « Modèle » dans la boîte de dialogue « Enregistrer sous ».
• Pourquoi : un modèle se crée en enregistrant le document sous le type de fichier « Modèle » (extension .dotx sous Word). Les deux autres formulations décrivent des commandes qui n'existent pas sous cette forme dans la barre d'outils standard.

Q17. Document représentant le temps en abscisse et les tâches en ordonnée

• Réponse : Un planning.
• Pourquoi : c'est la définition du planning, dont le diagramme de Gantt est la forme la plus courante. Le journal de bord consigne des événements au fil de l'eau, la fiche de contrôle enregistre des vérifications : ni l'un ni l'autre ne visualise l'étalement des tâches dans le temps.

Q18. Que signifie « la communication est irréversible » ?

• Réponse : Ce qui est dit est dit, on ne peut pas l'effacer.
• Pourquoi : c'est un des axiomes de la communication : un message émis produit un effet qu'aucun démenti ultérieur n'annule totalement. Conséquence pratique pour la secrétaire : relire un courriel avant envoi, mesurer ses propos au téléphone et à l'accueil.

Q19. La lettre administrative, c'est :

• Réponse : Un document d'ordre externe permettant d'établir un contact direct avec le public.
• Distracteurs : « relater avec fidélité et objectivité ce qui a été vu ou entendu » définit le procès-verbal ou le compte rendu ; « document interne destiné à renseigner un supérieur hiérarchique » définit le rapport.

Q20. Une communication informelle

• Réponse : Sort du cadre hiérarchique des échanges.
• Pourquoi : l'informel désigne les échanges qui empruntent d'autres canaux que l'organigramme officiel. Les autres propositions sont des jugements faux : la communication informelle porte très souvent sur le travail, elle n'est pas toujours négative (elle accélère l'information et soude les équipes), et la rumeur n'en est qu'une dérive possible, pas la définition.

Q21. Dans un accueil, « éconduire », c'est :

• Sens exact du verbe : éconduire signifie refuser de recevoir quelqu'un, l'écarter poliment — donc congédier avec courtoisie un visiteur que l'on ne peut pas satisfaire.
• Aucune des options lisibles (« faire patienter », « orienter », « présenter des excuses ») ne recouvre exactement cette définition ; la plus proche est présenter des excuses, puisque éconduire consiste bien à signifier un refus avec des formes. Faire patienter et orienter sont au contraire des actes d'accueil positifs, et constituent ici les distracteurs. L'énoncé étant ambigu tel qu'extrait, retenez surtout la définition du verbe : c'est elle qui est testée.

Q22. Sur Excel, pour figer une référence de cellule

• Réponse : F4.
• Pourquoi : F4 insère les symboles $ et fait défiler les quatre états de la référence : relative (A1), absolue ($A$1), ligne figée (A$1), colonne figée ($A1). Distracteurs : F2 passe la cellule en mode édition, F3 ouvre le collage de noms définis.

Q23. La note de service est :

• Réponse : Le mode de transmission normal des instructions suivant une hiérarchie.
• Distracteurs : « la relation des faits, des événements, des paroles » définit le procès-verbal ou le compte rendu ; « acte dressé par une autorité compétente » définit également le procès-verbal.

💡 Questions 7 à 14 : elles ne figurent pas dans les pages numérisées et aucune réponse ne peut être proposée pour elles.

Partie 2 — Sujet 1 : la communication non verbale à l'oral (12,5 pts)

« Une bonne communication orale nécessite un savoir-faire et suppose une maîtrise des techniques de communication non verbale. Expliquez. »

• Introduction. Définissez la communication non verbale : tout ce qui est transmis sans les mots, en accompagnement ou en contradiction du message verbal. Annoncez l'idée directrice : la crédibilité d'un message oral tient autant à la manière qu'au contenu, et le non-verbal l'emporte quand les deux se contredisent.
• Axe 1 — Les composantes du non-verbal.
  • Le paraverbal : voix, débit, volume, intonation, articulation, et surtout les silences et les pauses, qui structurent le propos.
  • Le regard : contact visuel régulier, signe d'écoute et d'assurance ; le regard fuyant ruine la crédibilité.
  • Les expressions du visage : le sourire d'accueil, la congruence entre le visage et le message.
  • La gestuelle : gestes ouverts et illustratifs, absence de gestes parasites (stylo, cheveux, montre).
  • La posture : position droite, ouverte, orientée vers l'interlocuteur ; les bras croisés sont perçus comme une fermeture.
  • La proxémie : gestion de la distance interpersonnelle, adaptée au statut et à la culture de l'interlocuteur.
  • L'apparence et l'environnement : tenue professionnelle, propreté et organisation du poste d'accueil, qui parlent avant vous.
• Axe 2 — Pourquoi c'est un savoir-faire. Insistez sur la congruence : un message positif dit sur un ton agacé n'est pas reçu. Développez l'écoute active (hochements, reformulation, prise de notes visible), l'adaptation au contexte (téléphone, où la voix supporte tout le non-verbal ; face à face ; visioconférence), et la gestion des situations difficiles (visiteur mécontent : garder une voix basse et posée désamorce souvent le conflit).
• Axe 3 — Application au poste de secrétaire de direction. L'accueil physique et téléphonique, l'image de marque de l'entreprise véhiculée par le premier contact, la conduite de réunion et la prise de notes, la transmission d'une information sensible.
• Conclusion. Le non-verbal ne s'improvise pas : il se travaille par la préparation, l'observation et le retour d'expérience. Il est la condition de la confiance.

Partie 2 — Sujet 2 : la gestion du temps (12,5 pts)

« Une secrétaire doit acquérir une méthode de gestion du temps permettant une utilisation optimale de celui-ci : classifier les activités, planifier le travail, prévoir les obstacles et les moyens de les gérer. Expliquez. »

• Introduction. Le temps est la seule ressource non stockable et non extensible du poste. Le problème n'est donc pas d'en avoir plus, mais d'en maîtriser l'affectation. L'énoncé donne lui-même le plan en trois temps : classifier, planifier, anticiper.
• Axe 1 — Classifier les activités.
  • Distinguer l'urgent de l'important : une matrice à quatre cases (urgent et important = à traiter immédiatement ; important non urgent = à planifier, c'est là que se joue la performance ; urgent non important = à déléguer ou à traiter vite ; ni l'un ni l'autre = à éliminer).
  • Séparer les tâches de fond (rédaction, dossiers, classement) des tâches fragmentées (appels, courriels, accueil), et regrouper ces dernières en plages dédiées.
  • Identifier les tâches récurrentes pour les standardiser (modèles de courrier, procédures écrites, listes de contrôle).
• Axe 2 — Planifier. Tenir un agenda unique et à jour pour soi et pour la direction ; établir une liste de tâches quotidienne et hebdomadaire ; utiliser un planning pour les échéances, réunions et dossiers ; réserver des plages de travail protégé ; prévoir des marges de sécurité, car une journée planifiée à 100 % est une journée qui déraille ; enfin, faire un bilan en fin de journée pour préparer la suivante.
• Axe 3 — Prévoir les obstacles et les moyens de les gérer. Recensez les chronophages : interruptions répétées, visiteurs sans rendez-vous, appels non filtrés, réunions sans ordre du jour, recherche de documents mal classés, imprévus de la direction, procrastination, incapacité à dire non. Puis les parades : filtrage et orientation des appels, plages d'accueil annoncées, ordres du jour et comptes rendus, plan de classement rigoureux et nommage normalisé des fichiers, anticipation des périodes de pointe, délégation, et négociation des délais plutôt que promesse intenable.
• Conclusion. La gestion du temps est une compétence organisationnelle qui se traduit par des outils concrets — agenda, planning, plan de classement, procédures — et par une discipline personnelle. Elle conditionne directement la fiabilité perçue de l'assistante et la sérénité de la direction.

💡 Grille des réponses : Q1 Loyale · Q2 Être rationnelle + Avoir le contrôle de soi · Q3 Une entreprise · Q4 Une phrase qui résume les qualités du produit · Q5 1 mois et demi selon la loi (1 mois parmi les options lisibles) · Q6 6 mois · Q15 La lettre · Q16 Format « Modèle » dans « Enregistrer sous » · Q17 Un planning · Q18 Ce qui est dit est dit · Q19 Document externe, contact avec le public · Q20 Sort du cadre hiérarchique · Q21 Présenter des excuses (énoncé ambigu) · Q22 F4 · Q23 Transmission normale des instructions · Q7 à Q14 absentes du scan.
À réviser : les documents administratifs et leurs définitions exactes (lettre, note de service, note d'instruction, circulaire, rapport, compte rendu, procès-verbal) — c'est le cœur du QCM ; les chiffres clés du Code du travail (période d'essai par catégorie, six mois pour le congé annuel, base d'un jour et demi par mois, durée légale du travail, préavis) ; les techniques d'accueil et de communication ; les raccourcis et fonctions de base de Word et Excel ; et l'organisation du classement et de l'archivage.