Modèle d'examen d'aptitude professionnelle — Accès au grade de secrétaire — Ministère de l'Agriculture, du Développement Rural et des Pêches Maritimes 2007 — Épreuve générale — Épreuve écrite n°1

هذا النموذج هو الاختبار الكتابي لامتحان الأهلية المهنية لولوج درجة كاتب بوزارة الفلاحة والتنمية القروية والصيد البحري (مديرية الموارد البشرية)، دورة 16 يوليوز 2007. المدة: 3 ساعات، المعامل: 3. يعالج المترشح أحد الموضوعين، وكل موضوع مكتوب بالعربية والفرنسية. وفيما يلي تصحيح مقترح.

💡 هذا اختبار في التحرير الإداري: تُمنح النقطة أساسًا لاحترام شكل الوثيقة (الترويسة، المرجع، التاريخ، المرسل إليه، الموضوع، التوقيع) ولدقة الصياغة، أكثر من طول الجواب.

الموضوع الأول — ورقة إرسال ملف ترسيم موظف

ورقة الإرسال (bordereau d'envoi) وثيقة مبسطة تُرفق بها مستندات تُوجَّه إلى إدارة أخرى، وتتكون من جدول (رقم ترتيبي، بيان الوثائق، العدد، ملاحظات) ولا تحتاج إلى عبارات مجاملة. صيغة مقترحة:

المملكة المغربية
وزارة الفلاحة والتنمية القروية والصيد البحري
المديرية / المصلحة ..........
رقم: ....../2007                         ..........، في ..........

                    ورقة إرسال
     من السيد رئيس مصلحة ..........
     إلى السيد مدير الموارد البشرية
     (مصلحة تسيير شؤون الموظفين)

الموضوع: ملف ترسيم السيد(ة) ..........، (الدرجة، رقم التأجير)

| رقم | بيان الوثائق                              | العدد | ملاحظات        |
|  1  | رسالة الالتزام                             |   1   |                 |
|  2  | نسخة من السجل العدلي                      |   1   |                 |
|  3  | نسخة من بطاقة التعريف الوطنية             |   1   |                 |
|  4  | نسخة مصادق عليها من الدبلوم المحصل عليه   |   1   | قصد الاختصاص   |

                                      رئيس المصلحة
                                      (الإمضاء والخاتم)

عناصر التقييم: الترويسة كاملة، رقم الإرسال والتاريخ، المرسِل والمرسَل إليه بدقة (مديرية الموارد البشرية – مصلحة تسيير شؤون الموظفين)، الموضوع يحدد اسم المعني بالأمر، جدول الوثائق بأعدادها، عبارة الغرض في خانة الملاحظات («قصد الاختصاص» / « pour attribution »)، ثم الإمضاء.

الصيغة الفرنسية (للمترشح الذي يحرر بالفرنسية): « BORDEREAU D'ENVOI — Le Chef du Service … à Monsieur le Directeur des Ressources Humaines (Service de gestion du personnel) — Objet : dossier de titularisation de M. … » ثم الجدول: Désignation des pièces / Nombre / Observations، مع عبارة « Pour attribution ».

الموضوع الثاني — المهام الموكولة لكاتب(ة) مصلحة

💡 المطلوب جواب «بإيجاز» مبني على الواقع المعاش: رتّب المهام في محاور واضحة، ثم أضف مثالًا من مصلحتك.

مقدمة

الكاتب(ة) هو حلقة الوصل داخل المصلحة وبينها وبين محيطها، وتتوقف عليه سرعة تداول المعلومة وتنظيم العمل اليومي لرئيس المصلحة.

1. تدبير البريد

• استقبال البريد الوارد وتسجيله في سجل الوارد (التاريخ، الرقم، المرسل، الموضوع) وعرضه على الرئيس ثم توزيعه على المكاتب حسب التأشير.
• تسجيل البريد الصادر وترقيمه وإرساله، ومتابعة الإرساليات التي تنتظر الجواب.

2. التحرير والرقن

• رقن المراسلات والمذكرات والتقارير ومحاضر الاجتماعات وأوراق الإرسال، والحرص على سلامة الشكل والأسلوب الإداري.
• استعمال الحاسوب (معالجة النصوص، الجداول، البريد الإلكتروني).

3. الترتيب والأرشفة

• ترتيب الملفات والوثائق حسب نظام تصنيف واضح، وحفظ نسخ الصادر، وتسهيل الرجوع إليها.

4. الاستقبال والتواصل

• استقبال الزوار والمرتفقين وتوجيههم، وتلقي المكالمات الهاتفية وتحويلها وتدوين الرسائل.

5. تنظيم عمل رئيس المصلحة

• مسك جدول المواعيد، والتحضير المادي للاجتماعات (الاستدعاءات، الوثائق، القاعة)، وتذكير الرئيس بالآجال.

6. مهام أخرى حسب المصلحة

• تتبع لوازم المكتب، مسك بعض السجلات (العطل، الحضور)، المساعدة في الأعمال الإدارية البسيطة.

واجبات مرتبطة بالمهنة

كتمان السر المهني، الدقة، احترام السلم الإداري، حسن المعاملة مع المرتفقين.

خاتمة

رغم بساطة بعض هذه المهام، فإن حسن أدائها شرط لحسن سير المصلحة؛ ويمكن تحسينها بالتكوين المستمر واستعمال الوسائل المعلوماتية في تدبير البريد والأرشيف.