Modèle de concours : Examen d'aptitude professionnelle, Technicien de 3e grade — CHU Mohammed VI de Marrakech — Comptabilité et Secrétariat — 21 décembre 2014

Ce modèle est la 1^re épreuve de l'examen d'aptitude professionnelle pour l'accès au grade de technicien de 3^e grade (Comptabilité et Secrétariat) du CHU Mohammed VI de Marrakech (ministère de la Santé), session du 21/12/2014. Durée : 3 heures ; plan comptable et calculatrice autorisés. Le candidat traite au choix l'une des deux parties : la première (comptabilité) ou la deuxième (secrétariat). Les deux sont corrigées ci-dessous, avec les comptes du plan comptable marocain (CGNC).

Première partie — Comptabilité

Exercice 1 — Entreprise « TARGA » (10 pts)

1) Journal (réouverture des comptes au 01/01/2014, puis opérations) :

2) Comptes schématiques et soldes

Contrôle (balance) : total des soldes débiteurs = 13 000 + 30 000 + 10 000 + 18 000 + 8 600 + 12 540 + 25 000 + 6 500 + 4 000 = 127 640 ; total des soldes créditeurs = 60 000 + 20 000 + 24 000 + 22 700 + 940 = 127 640.

💡 Remarque à écrire sur la copie : le compte Caisse ne peut jamais être créditeur. Avant le versement du 10/01, la caisse ne contient que 17 600 DH ; un versement de 18 540 DH est impossible. Les données de l'énoncé comportent donc une incohérence (probablement sur le montant du versement ou sur la part de la voiture payée en espèces). Le signaler montre au correcteur que vous maîtrisez les comptes de trésorerie.

Exercice 2 — Société Télécom : lettre de change (3 pts)

Vente de 12 000 TTC : HT = 12 000 / 1,20 = 10 000 ; TVA = 2 000. (Les dates « 2003 » du dépôt et de l'avis de crédit sont des coquilles pour 2014 ; l'échéance à 60 jours tombe vers le 13/04/2014.)

Le 12/02 (envoi de la traite à l'acceptation), aucune écriture : la créance ne change de nature qu'au retour de l'effet accepté. La TVA sur la commission bancaire n'étant pas donnée, la commission est enregistrée pour 20 DH.

Exercice 3 — Définitions (4 pts)

• Bilan comptable : tableau qui présente, à une date donnée (fin d'exercice), la situation patrimoniale de l'entreprise : à l'actif, les emplois (ce qu'elle possède et ce qui lui est dû) ; au passif, les ressources (capitaux propres et dettes). Total actif = total passif.
• Principe de la partie double : toute opération affecte au moins deux comptes, l'un débité, l'autre crédité, pour un même montant : total des débits = total des crédits.
• Chiffre d'affaires : montant hors taxes des ventes de biens et de services réalisées par l'entreprise avec les tiers dans le cadre de son activité courante, pendant une période donnée.
• Budget : prévision chiffrée des recettes et des dépenses (ou des produits et des charges) d'une entité pour une période déterminée, généralement l'année, qui sert d'autorisation et d'outil de pilotage et de contrôle.

Exercice 4 — Étapes de mise en place d'une comptabilité générale au CHU (3 pts)

Point de départ : le CHU est un établissement public qui, selon la loi n° 37-80 (art. 9), tient ses écritures suivant les règles de la comptabilité publique (comptabilité budgétaire). Le projet consiste à y ajouter une comptabilité générale patrimoniale. Étapes proposées :

1. Cadrage et comité de pilotage : objectifs, périmètre (CHU et ses hôpitaux), calendrier, responsables, appui éventuel d'un cabinet ; validation par la direction.
2. Diagnostic de l'existant : procédures budgétaires, circuits des pièces, systèmes informatiques, compétences du personnel.
3. Référentiel : adopter le plan de comptes (CGNC adapté au secteur hospitalier) et les règles d'évaluation (amortissements, provisions, stocks).
4. Inventaire physique et évaluation du patrimoine : immobilisations (bâtiments, équipements biomédicaux), stocks (médicaments, consommables), créances (patients, organismes d'assurance) et dettes, pour établir le bilan d'ouverture.
5. Manuel de procédures comptables et circuits de l'information (qui saisit, qui contrôle, quelles pièces justificatives).
6. Système d'information : choix et paramétrage d'un logiciel intégré, interfaces avec la paie, la facturation, les achats et les stocks.
7. Formation du personnel et conduite du changement.
8. Démarrage, tenue en parallèle avec la comptabilité budgétaire, rapprochements, puis premiers états de synthèse (bilan, CPC…) et audit/contrôle de la qualité des comptes.

Deuxième partie — Secrétariat

Question 1 — Lettre d'invitation (3 pts)

Modèle respectant les normes d'usage (en-tête, références, objet, formule d'appel, corps, formule de politesse, signature) :

ROYAUME DU MAROC
Ministère de la Santé
CHU Mohammed VI – Marrakech
Direction
N° ……… /DIR/2014
Marrakech, le ……………

Le Directeur du CHU Mohammed VI
à
Mesdames et Messieurs les Chefs de service

Objet : Réunion de travail sur le Projet d'Établissement Hospitalier 2015-2019 (PEH).
P.J. : ordre du jour ; note de cadrage du PEH.

Mesdames, Messieurs,

Dans le cadre de l'élaboration du Projet d'Établissement Hospitalier 2015-2019, j'ai l'honneur de vous inviter à une réunion de travail qui se tiendra le [jour, date] à [heure], à la salle de réunion de la Direction.

Cette réunion aura pour objet de présenter la démarche d'élaboration du PEH, de recueillir vos propositions concernant vos services et d'arrêter le calendrier des travaux des groupes thématiques.

Compte tenu de l'importance de ce projet pour l'avenir de notre établissement, votre présence est vivement souhaitée. En cas d'empêchement, je vous prie de vous faire représenter et d'en informer le secrétariat de la Direction.

Veuillez agréer, Mesdames, Messieurs, l'expression de mes salutations distinguées.

Le Directeur
(signature et cachet)

Question 2 (6 pts)

a) Bordereau d'envoi. Éléments constitutifs : en-tête du service expéditeur ; numéro d'enregistrement et date ; nom/qualité du destinataire ; un tableau à colonnes : numéro d'ordre, désignation des pièces, nombre de pièces, observations ; signature de l'expéditeur. Mentions usuelles dans la dernière colonne (observations) : « pour information », « pour attribution », « pour avis », « pour signature », « pour suite à donner », « pour exécution », « comme suite à votre demande », « retour souhaité ».

b) Procès-verbal et compte rendu.

(La question « c » n'existe pas sur le sujet : la numérotation passe de b à d.)

d) Éléments constitutifs d'un rapport : en-tête et références ; destinataire ; objet ; introduction (origine de la demande, contexte, plan) ; développement (constat des faits, analyse, causes) ; propositions ou recommandations motivées (c'est ce qui distingue le rapport du compte rendu) ; conclusion ; date, nom, qualité et signature du rédacteur ; annexes éventuelles.

e) Utilité de l'accusé de réception : il prouve que le document a bien été reçu et à quelle date ; il rassure l'expéditeur, sert de point de départ aux délais (réponse, recours) et laisse une trace en cas de litige.

f) Feuille (fiche) fantôme : fiche placée à l'emplacement d'un dossier sorti du classement, indiquant le dossier emprunté, le nom de l'emprunteur, la date de sortie et la date de retour prévue. Elle permet de savoir à tout moment où se trouve le dossier et de le reclasser au bon endroit.

Question 3 — Tâches de l'organisation d'une réunion, par priorité (2 pts)

1. Définir l'objet et l'ordre du jour avec le responsable.
2. Arrêter la liste des participants.
3. Fixer la date, l'heure et la durée (vérifier les disponibilités).
4. Réserver la salle et le matériel (vidéoprojecteur, micros, pauses).
5. Envoyer les convocations avec l'ordre du jour et les documents ; relancer et confirmer les présences.
6. Préparer les dossiers, la feuille de présence et l'installation de la salle.
7. Pendant la réunion : accueil, émargement, prise de notes.
8. Après : rédaction et diffusion du compte rendu ou du PV, suivi des décisions, classement.

Question 4 — L'outil informatique et les tâches du secrétariat (4 pts)

L'informatique permet d'abord de produire plus vite des documents de meilleure qualité grâce au traitement de texte, aux modèles et au publipostage. Le tableur facilite les tableaux de bord, les états et les calculs. La messagerie et l'agenda partagé accélèrent la communication, la gestion des rendez-vous et l'organisation des réunions. Le courrier peut être enregistré et suivi dans une application, avec recherche instantanée. La gestion électronique des documents réduit le papier, sécurise l'archivage et permet de retrouver un dossier en quelques secondes. Les bases de données tiennent à jour les fichiers (personnel, fournisseurs, contacts). Enfin, la secrétaire gagne du temps sur les tâches répétitives et peut se consacrer à l'accueil, au suivi et à l'organisation, à condition de sauvegarder régulièrement et de respecter la confidentialité.

Question 5 — Le publipostage de Microsoft Word (2 pts)

Le publipostage (fusion) sert à produire automatiquement une série de documents personnalisés (lettres, enveloppes, étiquettes, e-mails) à partir d'un document principal identique pour tous et d'une source de données (liste Excel, Access, contacts) qui fournit les informations variables (nom, adresse, fonction…). Exemple : envoyer la même convocation à 50 chefs de service, chacune à son nom.

Question 6 — Conditions d'un bon classement (3 pts)

• Logique et simple : un plan de classement clair (alphabétique, numérique, chronologique, géographique ou par sujet selon la nature des documents), compris de tous.
• Documenté : plan de classement écrit, index, étiquettes lisibles sur les dossiers.
• Rapide d'accès : tout document doit être retrouvé en un minimum de temps, même par une autre personne.
• Tenu à jour : classement régulier, sans accumulation de pièces « à classer », avec des fiches fantômes pour les dossiers sortis.
• Évolutif : capable d'intégrer de nouveaux dossiers sans tout bouleverser.
• Sûr : protection des documents confidentiels et des originaux ; archivage périodique des dossiers anciens.