M105 – Gestion électronique des données

Introduction Les entreprises ont besoin de collecter des informations sur les marchés, les concurrents, les lois… Elles-mêmes génèrent de l’information. Cette masse de données doit être organisée, gérée. Il s’avère donc nécessaire de mettre à la disposition des gestionnaires les informations dont ils ont besoin au moment opportun. Ces informations sont enregistrées sur des supports « papier » ou « électroniques ».

En effet, la gestion de l'information est aujourd'hui un gage essentiel d'efficacité. Or, face à l'abondance croissante des informations, la maîtrise technique des outils, bien que nécessaire, ne permet pas d'emblée une gestion efficace. Ils ne permettent pas de disposer d'une information hiérarchisée, mobilisable rapidement et qui diminue les tâches à faible valeur ajoutée.

Au-delà des compétences à développer dans le domaine de la gestion électronique de l'information, il est nécessaire de maîtriser les techniques de classement et d’archivage et d'acquérir les "bons réflexes" dans la gestion de l'information car malgré le développement des Technologies de l’Information et de la Communication », le support papier reste encore d’actualité.

Afin de pouvoir utiliser à bon escient cette information, l’entreprise doit être en mesure de la gérer: pouvoir la consulter aisément et rapidement. Une méthode donc de classement, de rangement et d’archivage efficace s’impose.

Identifier les techniques de classement des dossiers papiers. Identifier le enjeux du classement. Distinguer les différents niveaux de classement

1QU’EST-CE QUE LE CLASSEMENT ? Le classement est le rangement des dossiers et leur mise en ordre selon des normes prédéfinies. C’est aussi le rangement méthodique en vue d’une recherche ultérieure.

L’évolution des supports a fait évoluer la notion de classement, mais quel que soit le support utilisé, sa finalité demeure : Classer c’est-à-dire stocker temporairement des informations en vue d’une utilisation ultérieure.

Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié. Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer les documents anciens.

le classement des documents est la mise en ordre intellectuelle le rangement est l’opération matérielle consistant à placer des documents d’une manière ordonnée dans du matériel