Modèle d'examen d'aptitude professionnelle pour l'accès au grade de technicien de 3e grade — Ministère des Habous et des Affaires Islamiques 2019 — Option secrétariat de direction

Ce modèle est l'examen d'aptitude professionnelle pour l'accès au grade de technicien de 3e grade, spécialité secrétariat de direction, Ministère des Habous et des Affaires Islamiques, session du 06 octobre 2019. Durée : 3 heures, coefficient : 4. Trois parties : généralités (11 pts), profil du (de la) secrétaire de direction (3 pts), réflexion-rédaction (6 pts). Voici une correction proposée.

💡 Les points sont indiqués pour chaque question : adaptez la longueur. La lettre de la partie 3 est notée sur la forme (présentation administrative) autant que sur le fond.

Partie 1 : Généralités

Le publipostage (1,5 pt)

Définition : technique de traitement de texte (fonction « Publipostage » de Word, par exemple) qui consiste à fusionner un document type (lettre, convocation, étiquette, enveloppe) avec un fichier de données (liste des destinataires : noms, adresses, fonctions…) pour produire automatiquement un document personnalisé pour chaque destinataire.

Avantages : gain de temps considérable pour les envois en nombre ; personnalisation de chaque document ; réduction des erreurs de saisie ; présentation uniforme ; réutilisation du fichier de destinataires ; possibilité de filtrer et de trier les destinataires.

Le compte rendu (3 pts)

Définition : document qui relate de façon objective et fidèle le déroulement d'une réunion, d'un événement ou d'une mission, à l'intention d'un supérieur ou des personnes concernées.

Utilité : informer les absents et la hiérarchie ; garder une trace écrite des échanges et des décisions ; servir de référence et de preuve ; permettre le suivi des décisions (qui fait quoi, pour quand).

Éléments à contenir :

• en-tête : administration, service, titre « Compte rendu » et objet de la réunion ;
• date, heure, lieu ;
• président de séance ; liste des présents, des absents et des excusés ;
• ordre du jour ;
• déroulement : résumé des interventions et des débats, point par point, selon l'ordre du jour ;
• décisions prises et actions à mener (responsables, délais) ;
• date de la prochaine réunion, le cas échéant ;
• nom, qualité et signature du rédacteur ; date de rédaction ; liste de diffusion.

La hiérarchie administrative (2 pts)

Définition : organisation des agents et des structures d'une administration selon des niveaux successifs d'autorité, chaque niveau étant subordonné au niveau supérieur (par exemple : Ministre, Secrétaire général, directeurs, chefs de division, chefs de service, agents). Elle se manifeste par le pouvoir hiérarchique du supérieur (donner des instructions, contrôler, réformer les actes, évaluer) et par le respect de la voie hiérarchique.

Importance :

• elle répartit clairement les responsabilités et les compétences ;
• elle assure l'unité et la cohérence de l'action administrative ;
• elle organise la circulation de l'information et des décisions (circuits du courrier, signatures, délégations) ;
• elle permet le contrôle et la correction des erreurs ;
• pour le (la) secrétaire, elle détermine les circuits de transmission, l'ordre de préséance et les formules de politesse à employer.

Importance et types de classement (2 pts)

Importance : retrouver rapidement un document ; assurer la continuité du service en l'absence de la personne qui a traité le dossier ; conserver les preuves et la mémoire de l'administration ; protéger les documents confidentiels ; gagner de la place et du temps.

Types :

• alphabétique : par nom de personne ou d'organisme ;
• numérique : par numéro (dossier, matricule) ;
• alphanumérique : combinaison de lettres et de chiffres ;
• chronologique : par date ;
• géographique : par pays, région, province, ville ;
• idéologique (thématique) : par sujet ou matière ;
• décimal : codification hiérarchisée (1, 1.1, 1.2…).

Classement des périphériques (2,5 pts)

💡 Les dispositifs de pointage sont eux-mêmes des périphériques d'entrée : si le correcteur attend un seul élément par case, placez le clavier en entrée et la souris et le pavé tactile en pointage. Un écran tactile serait à la fois entrée et sortie.

Partie 2 : Profil d'un(e) secrétaire de direction

Tâches (1 pt)

• gestion du courrier arrivée et départ ;
• accueil physique et téléphonique, filtrage ;
• tenue de l'agenda du responsable, organisation des rendez-vous et déplacements ;
• rédaction et mise en forme des documents ;
• organisation des réunions et rédaction des comptes rendus ;
• classement et archivage ; suivi des dossiers et relances.

Compétences professionnelles techniques (2 pts)

• expression écrite maîtrisée en arabe et en français (orthographe, style administratif), si possible en anglais ;
• bureautique : traitement de texte (dont publipostage), tableur, présentation, messagerie, agenda partagé, numérisation ;
• techniques de secrétariat : prise de notes rapide, rédaction de lettres, notes, comptes rendus et procès-verbaux ;
• techniques de classement et d'archivage, physique et électronique ;
• gestion du courrier (bureau d'ordre, enregistrement, suivi) ;
• connaissance de l'organisation administrative et des circuits de décision ;
• organisation : gestion du temps, des priorités, des réunions et des déplacements.

Partie 3 : Réflexion – Rédaction

Passer de la lettre à l'e-mail dans la correspondance administrative (3 pts)

💡 Donnez un avis nuancé et argumenté : avantages, limites, conditions de réussite.

• Avantages : rapidité de transmission et de réponse ; réduction des coûts (papier, impression, affranchissement) ; traçabilité (accusés de réception, historique) ; envoi simultané à plusieurs destinataires ; archivage et recherche faciles ; démarche écologique et cohérente avec la modernisation et la dématérialisation de l'administration.
• Limites : valeur juridique et authenticité (signature, preuve) à garantir ; risques de sécurité et de confidentialité (piratage, erreur de destinataire) ; dépendance aux équipements et au réseau ; inégalités d'accès pour certains usagers ; risque de relâchement du style administratif.
• Conditions : messagerie professionnelle sécurisée, signature électronique, règles de rédaction et d'archivage, formation des agents ; conservation du papier pour certains actes officiels.
• Conclusion : une évolution souhaitable si elle est encadrée et progressive.

Lettre au responsable de la formation (3 pts)

ROYAUME DU MAROC
Ministère des Habous et des Affaires Islamiques
Direction ………………
Secrétariat de direction
                                           Rabat, le ………

        Le (la) Secrétaire de Direction
                       à
        Monsieur le Chef du Service de la Formation

Objet : Propositions de thèmes de formation

Monsieur le Chef de Service,

J'ai l'honneur de vous faire part de mes besoins de formation,
dans le cadre de la préparation du plan de formation, afin
d'accomplir au mieux mes tâches de secrétaire de direction.
Je me permets de vous proposer les thèmes suivants :

1. Bureautique avancée (traitement de texte, tableur,
   publipostage) : pour produire plus rapidement des documents
   de qualité et des tableaux de suivi fiables.
2. Gestion électronique du courrier et des documents,
   archivage numérique : pour faciliter le suivi du courrier
   et retrouver immédiatement les dossiers.
3. Techniques de rédaction administrative (arabe et français) :
   pour améliorer la qualité des lettres, notes et comptes rendus.
4. Organisation du travail et gestion du temps et des priorités :
   pour mieux gérer l'agenda du directeur et les urgences.
5. Accueil et communication professionnelle : pour améliorer
   la qualité du service rendu aux visiteurs et aux usagers.
6. Sécurité de l'information : pour protéger les documents
   confidentiels et les données de la direction.

Je reste à votre disposition pour tout complément d'information.

Veuillez agréer, Monsieur le Chef de Service, l'expression de
ma considération distinguée.

                                   Signature
                                   (Nom, prénom, grade)