Modèle d'examen d'aptitude professionnelle pour l'accès au grade de technicien de 3e grade — Ministère des Habous et des Affaires Islamiques 2017 — Option secrétariat de direction

Ce modèle est l'examen d'aptitude professionnelle pour l'accès au grade de technicien de 3e grade, spécialité secrétariat de direction, Ministère des Habous et des Affaires Islamiques, session du 15 octobre 2017. Durée : 3 heures, coefficient : 4. Six exercices (20 points) ; les deux derniers sont rédigés en arabe et portent tous deux le numéro 5 dans le sujet. Voici une correction proposée.

💡 Pour les questions ouvertes, le correcteur attend des idées classées (tirets, sous-titres) plutôt qu'un long texte. Pour les exercices pratiques en arabe, répondez en arabe.

Exercice 1 (5 points)

a) Qualités d'un(e) secrétaire de direction

• Qualités personnelles : discrétion et sens du secret professionnel, loyauté, organisation et rigueur, ponctualité, sang-froid, sens des priorités, disponibilité, présentation soignée, esprit d'initiative.
• Qualités relationnelles : courtoisie, écoute, diplomatie avec les visiteurs et les correspondants, esprit d'équipe.
• Compétences techniques : excellente expression écrite et orale (arabe, français, si possible anglais), maîtrise des outils bureautiques, techniques de classement et d'archivage, connaissance de l'organisation de l'administration.

b) Avantages et inconvénients du métier

• Avantages : poste de confiance au cœur des décisions ; travail varié et polyvalent ; contacts nombreux (internes et externes) ; acquisition d'une vision globale de l'administration ; possibilités d'évolution (assistant(e) de direction, gestion administrative).
• Inconvénients : charge de travail irrégulière, urgences fréquentes et stress ; horaires parfois dépassés ; interruptions continues (téléphone, visiteurs) ; dépendance au rythme du responsable ; travail souvent peu visible ; responsabilité lourde en matière de confidentialité.

c) Une journée type

• Arrivée : consultation de l'agenda du directeur, du courrier électronique et des messages ; préparation des dossiers de la journée.
• Courrier : réception, enregistrement (bureau d'ordre), tri, présentation au responsable, puis diffusion selon ses annotations ; suivi du courrier « départ ».
• Accueil et téléphone : filtrage des appels et des visiteurs, prise de messages, prise et confirmation des rendez-vous.
• Rédaction et mise en forme : lettres, notes, comptes rendus, tableaux.
• Réunions : préparation (convocations, salle, documents), prise de notes, compte rendu.
• Classement et archivage des documents traités.
• Fin de journée : mise à jour de l'agenda, liste des tâches en suspens pour le lendemain.

d) Informations indispensables avant la réunion (pour rédiger le compte rendu)

• l'objet et l'ordre du jour ;
• la date, l'heure et le lieu ;
• le président de séance et la liste des participants convoqués (noms, fonctions, services) ;
• les documents de travail et, le cas échéant, le compte rendu de la réunion précédente ;
• le destinataire du compte rendu et la forme attendue (compte rendu détaillé ou synthétique, délai de remise).

Exercice 2 (3 points) — Associations

• Polyvalent → capable d'occuper plusieurs fonctions ;
• La direction → les personnes dirigeantes ;
• Collaborer → travailler avec d'autres personnes.

Exercice 3 (2 points) — Classement

1) Classement chronologique : les documents sont rangés selon leur date (du plus ancien au plus récent, ou l'inverse). Il convient au courrier, aux factures, aux comptes rendus, et sert souvent de classement secondaire à l'intérieur d'un dossier.

2) « Le classement géographique exige de sérieuses connaissances géographiques » : Vrai (réponse probable). Les dossiers sont regroupés par pays, région, province, ville… : il faut connaître le découpage territorial et administratif pour savoir où ranger et retrouver un dossier. C'est l'inconvénient habituellement cité pour ce mode de classement, qu'on complète par un ordre alphabétique et un index.

Exercice 4 (4 points) — Impact des nouvelles technologies sur le secrétariat

• Impacts positifs : gain de temps (traitement de texte, modèles, publipostage) ; communication rapide (messagerie, visioconférence) ; agenda partagé ; gestion électronique des documents (recherche instantanée, moins de papier) ; meilleure présentation des documents ; travail à distance ; enrichissement du métier vers des fonctions d'assistanat.
• Impacts négatifs : obligation de formation continue ; surcharge d'informations et de messages ; risques de sécurité (virus, piratage, perte de données sans sauvegarde) ; dépendance aux pannes ; moins de contacts humains ; suppression de certaines tâches (frappe, dactylographie), d'où le risque pour les profils non formés.
• Conclusion : les technologies ne suppriment pas la fonction, elles la transforment : la valeur du secrétaire tient de plus en plus à l'organisation, à la communication et à la maîtrise des outils.

Exercice 5 (2 points) — الترتيب حسب التسلسل الإداري (réponse probable)

1. السيد المفتش العام : المفتشية العامة تابعة مباشرة للوزير (المادة 6 من ظهير 26 فبراير 2016)، والمفتش العام يستفيد من وضعية مديري الإدارة المركزية (المادة 6 من المرسوم رقم 2.11.112) ؛
2. السيد مدير الشؤون الإدارية والتعاون : مدير مركزي ؛
3. السادة رؤساء الأقسام : تابعون للمديرين ؛
4. السادة المندوبون الإقليميون : مصالح خارجية، يُعيَّنون وفق شروط تعيين رؤساء الأقسام ويستفيدون من تعويضاتهم (المادتان 31 و32 من ظهير 2016).

💡 المفتش العام والمدير في نفس المستوى من حيث الوضعية، لكن المفتش العام يأتي أولاً في ترتيب الإدارة المركزية لأنه يتبع الوزير مباشرة. والمندوبون الإقليميون يعادلون رؤساء الأقسام، ويوضعون عادة بعدهم لأنهم مصالح خارجية تابعة للمندوب الجهوي.

Exercice 5 bis (4 points) — الأخطاء الأربعة في الرسالة (réponse probable)

1. تاريخ مستحيل: «32 يناير 2017»، والشهر لا يتجاوز 31 يوماً.
2. غياب سطر المرجع: نص الرسالة يقول «بكتابكم المشار إليه بالمرجع أعلاه»، لكن لا يوجد أي مرجع (رقم الكتاب وتاريخه) تحت الموضوع.
3. غياب سطر المرفقات: الرسالة تحيل على «استمارة تعيين ممثلي الإدارة» و«قرص مدمج» دون ذكر «المرفقات» وعددها.
4. غياب عبارة الختم: لا تنتهي الرسالة بـ«والسلام» (أو «وتقبلوا فائق التقدير والاحترام»).

ملاحظات أخرى مقبولة: غياب رقم الإرسالية (عدد الصادر) بجانب التاريخ، وعدم بيان الجهة المرسلة («من وزير الأوقاف والشؤون الإسلامية إلى…») في رسالة موجهة إلى وزير.