Modèle d'examen d'aptitude professionnelle — Accès au grade de secrétaire principal — Ministère de l'Agriculture, du Développement Rural et des Pêches Maritimes 2007 — Affaires administratives — Épreuve écrite n°2 (la page 2 provient d'un autre sujet)

Ce modèle est l'épreuve écrite n° 2 de l'examen d'aptitude professionnelle pour l'accès au grade de secrétaire principal, option Affaires administratives, Ministère de l'Agriculture, du Développement Rural et des Pêches Maritimes (Direction des Ressources Humaines), session de juillet 2007 (épreuve du 15 juillet 2007). Thème : rédaction d'un sujet se rapportant à l'organisation et aux attributions de l'administration. Durée : 3 heures, coefficient 3 (chiffre manuscrit). Un sujet au choix parmi deux, chacun proposé en français et en arabe. Voici une correction proposée.

Sujet n° 1 — Rapport sur l'organigramme de votre Direction et la structure de votre service

💡 Le sujet est personnel : le jury ne vérifie pas la structure exacte, mais la forme du rapport, la clarté de l'organigramme et la compréhension des liens hiérarchiques. N'inventez pas de textes d'organisation : décrivez ce que vous connaissez de votre affectation.

Forme du rapport

• En-tête : Royaume du Maroc / Ministère / Direction / Service ; lieu et date ; « Rapport » ; objet ; destinataire (par exemple : à Monsieur le Chef de Service).
• Introduction courte (objet du rapport), développement en parties titrées, conclusion avec appréciation ou propositions, signature (nom, grade, fonction).

Plan type

Introduction : situer la Direction (centrale ou provinciale) dans l'organisation du Ministère et annoncer le plan.

I. Missions et attributions de la Direction

• Pour une direction centrale : missions de conception, de programmation, de réglementation, de coordination et de suivi dans son domaine (ressources humaines, production végétale, élevage, programmation…).
• Pour une direction provinciale de l'agriculture : représentation du Ministère dans la province, mise en œuvre des programmes de développement agricole, encadrement et vulgarisation auprès des agriculteurs, appui aux organisations professionnelles, instruction des dossiers d'aides, collecte des statistiques, gestion des ressources humaines et financières affectées.

II. Organigramme de la Direction — présenter un schéma en arbre (ou un tableau) :

                 Directeur
                     |
     Secrétariat / Bureau d'ordre
                     |
   -----------------------------------------
   |                 |                     |
Service A        Service B             Service C
(ex. affaires    (ex. production /     (ex. programmation /
 administratives) encadrement)          statistiques)
   |                 |                     |
Bureaux          Bureaux / cellules     Bureaux

Remplacer les services A, B, C par les services réels de votre Direction, avec leurs attributions en une ligne chacun.

III. Structure interne de votre service d'affectation

• Le chef de service : autorité hiérarchique, répartition du travail, signature ou visa des documents, liaison avec le directeur.
• Les bureaux (par exemple : personnel, budget et comptabilité, matériel, courrier/archives) avec un chef de bureau chacun, et éventuellement des cellules transversales (informatique, contentieux).
• Le secrétariat : enregistrement et ventilation du courrier, frappe, classement, agenda.

IV. Relations entre les entités

• Relations hiérarchiques (verticales) : directeur → chef de service → chef de bureau → agents ; les instructions descendent, les comptes rendus remontent ; respect de la voie hiérarchique.
• Relations fonctionnelles (horizontales) : coordination entre bureaux pour un même dossier (ex. le bureau du personnel et le bureau budgétaire pour un avancement).
• Relations externes : autres directions, services provinciaux, trésorerie, partenaires.

Conclusion : appréciation (points forts, difficultés : manque d'effectifs, chevauchement d'attributions, retard d'informatisation) et propositions (fiches de poste, procédures écrites, informatisation du courrier).

Sujet n° 2 — Note de service interne sur le dépôt du courrier

💡 Une note de service est impérative, brève et précise : en-tête, numéro, date, destinataires, objet, rappel du constat, instructions numérotées, date d'effet, formule de rigueur, signature du chef de service. Pas de formule de politesse développée.

ROYAUME DU MAROC
Ministère de l'Agriculture, du Développement Rural
et des Pêches Maritimes
Direction ..........
Service ..........
N° ...... /2007                                Rabat, le ..........

                     NOTE DE SERVICE
                (à l'attention de Mesdames et Messieurs
                 les Chefs de Bureau)

Objet : Dépôt et acheminement du courrier traité.

Il a été constaté que le dépôt au Secrétariat du courrier traité par
les différents bureaux s'effectue de manière dispersée et s'étale tout
au long de la journée, ce qui perturbe le bon fonctionnement du service
et l'acheminement des correspondances.

Afin de remédier à cette situation et de permettre une gestion
rationnelle du temps alloué aux autres tâches, il est demandé à
l'ensemble des chefs de bureau de se conformer, à compter du ........,
aux instructions suivantes :

  1. Le courrier normal traité doit être déposé au Secrétariat
     du Service avant midi (12 h 00), en une seule fois, dûment
     enregistré et accompagné de son bordereau ;
  2. Le courrier revêtant un caractère urgent doit être remis,
     dès son traitement, directement au Chef du Service.

Le courrier déposé après l'heure fixée ne sera traité que le jour
ouvrable suivant, sauf urgence dûment justifiée.

J'attache la plus grande importance au strict respect des termes
de la présente note.
                                        Le Chef du Service
                                        (signature)

Remarque sur le scan

La deuxième page du document, scannée de travers, ne fait pas partie de cette épreuve : c'est un sujet rédigé en arabe (numéroté « الموضوع الأول – 2 ») portant sur l'abandon de poste (article 75 bis du statut général de la fonction publique, dans sa rédaction issue de la loi n° 10.97 de 1997) et demandant de rédiger une lettre de mise en demeure à un agent en état d'abandon volontaire de poste. Éléments de réponse :

• Forme : lettre administrative à l'en-tête de l'administration, numéro, date, destinataire (nom, grade, matricule, dernier domicile déclaré), objet « Mise en demeure de reprendre le service », envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception, signée par le chef d'administration ou son délégataire.
• Contenu : constat de l'absence non justifiée depuis le … ; référence à l'article 75 bis ; invitation à reprendre le service ; information que, faute de reprise dans un délai de sept jours à compter de la réception, l'administration pourra prononcer directement la révocation, avec ou sans suspension des droits à pension, sans consultation du conseil de discipline.
• Mise à jour : la version consolidée actuelle de l'article 75 bis prévoit en outre que, si la mise en demeure ne peut être notifiée, la rémunération est suspendue immédiatement et la révocation intervient si l'agent ne reprend pas son service dans les soixante jours.