Modèle d'examen d'aptitude professionnelle pour l'accès au grade de technicien de 1er grade — Ministère de l'Économie, des Finances et de la Réforme de l'Administration — session du 3 novembre 2019 — Épreuve de spécialité : Secrétariat

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Royaume du Maroc
م
Ministère de l'Economie, des Finances
et de la Réforme de l'Administration
Examen d’Aptitude Professionnelle du 3 novembre 2019
pour l’accès au grade de Technicien de 1° grade.
Epreuve n°2 : Epreuve de spécialité (durée : 3 heures, coef : 3)
Spécialité : Secrétariat
Partie ! - Questions à Choix Multiples : (2 Points)
1) Quel raccourci du clavier permet de lancer l'impression d'un document ouvert ?
A. Ctrl+A
8. Ctrl+E
C. Ctri+S
D. Ctri+P
2) La touche de raccourci clavier Ctrl-A permet de :
A. Insérer une table des matières
B. Répéter la dernière action
€. Sélectionner tout le document
D. Annuler la dernière action
3) Comment protéger un document par un mot de passe ?
A. Avec la commande mot de passe du menu insertion
8. En indiquant un mot de passe dans les options générales d'enregistrement du document
C. Enindiquant le mot de passe dans des propriétés du document
D. Rien de tout cela
4) Comment créer rapidement une table des matières ?
À. En la notant au fur à mesure lors de la saisie
B. En gérant les styles différents relatifs aux niveaux de chapitres et en utilisant l'onglet
référence
C. En notant par le titre du document en les insérant par outils table des matières
D. En la créant par simple saisie lorsque le document est terminé
5) Je peux faire des calculs dans un tableau de Word :
A. Non
B. Oui
C. Oui maisil faut afficher la barre d'outilsdes formules
D. Seulement s'il s'agit d'un tableau Excel importé dans Word
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6) Quelle touche faut-il utiliser pour sélectionner des cellules non continues ?
A. MA (Shift)
B. Ctrl
C. Alt
D. AltGr
7) Quelle est la fonction permettant de connaitre le nombre de cellules contenant des nombres ?
A. NB
B. NBVAL
© NBSI
D. NBNOM
8) Si vous copiez la formule =$B38 dans une autre cellule, cela veut dire que :
A. La partie de la colonne reste identique
B. La partie de le ligne reste identique
C. Les parties sur la ligne et la colonne restent identiques
D. Les deux parties changent
9) En Al et A2 sont respectivement saisies les dates 12/03/2004 et 12/04/2004. Je sélectionne ces
deux cellules et tire la poignée d'une cellule vers le bas. En A3 j'obtiens donc :
A. 12/03/2004
B. 12/05/2004
C. 12/03/2005
D. 13/03/2004
10) Un filtre automatique sur un champ d'un tableau Excel :
A. Supprime les enregistrements ne correspondant pas au critère
B. Masque les enregistrements ne correspondant pas au critère
C. Crée un nouveau tableau répondant au critère du filtre
D. Aucun des trois précédents
Partie Il - Questions générales : (4 Points)
1} Pourquoi « la discrétion» est considérée comme une qualité essentielle d’une secrétaire ?
2) Citer 4 conseils (bonnes pratiques) pour bien classer et ranger ses documents administratifs ?
3) A votre avis, l’évolution technologique a-t-elle impacté l'emploi de secrétaire ? Expliquez
4) La matrice d'Eisenhower différencie les tâches urgentes des tâches importantes et permet de
classer ces tâches selon leur importance et leur urgence pour déterminer quand et comment
elles doivent être effectuées.
Donner une représentation (matrice d'Eisenhower) permettant de classer les tâches selon leur
urgence et leur importance ?
5) Quelle est la différence entre les activités dites « importantes » et celles dites « urgentes » ?

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Partie Ill - Exercices et études de cas : (14 Points)
Exercice n° 1: (2 Points)
Lisez attentivement le texte ci-dessous et relevez les mots erronés :
N° | |
une |‘ | CONTENU DE LA LIGNE | "
1 Les dévoleppements énumérés précédement ont permis de mettre en relief les efforts |
2 consentis par le Maroc sur la voix de la transformation structurelle de son économie et de |
3 la sophistiquation de son système productive. Ces efforts, aussi encouragants soient-ils, ne |
| 4 | semblent pas avoir indui, jusqu'a présent, un relèvemment conséquent du rithme de
| 5 croissance économique en général et celui du PIB par habitants en particulier.
6 | Cet situation est conséquitive au niveau actuel de la complexité économique du Maroc qui
7 n'offrent pas des marges significatives d’élargisement du spectre de création de la richesse
8 nationale et sa fructufication sur Une base auto-entretenue.
9 Dès lors, toute inflexion positif de cette situation passerait unéluctablement par
10 l'approfondissement de la complexité économique du pays et son corolaire l’acélération
11 du rythme de convergence à l'instard de plusieurs pays développés et émergeants
12 performants. Une telle ambition requiert une action forte et soutenue de la part des
13 pouvoirs publics pour desserer les contraintes d'ordre structurel qui grévent le potentiel
14 | de la croissance du pays et l'empêche de mobiliser entièrement les gisements
15 | d'opportunités qui lui sont offerts, grâce à la densité des réformes engagées et à la
16 dynamique prometteuse d'intégration de son système productif dans les chaines de valeur
17 régional et mondial.
18 Sur la base des résultats du diagnostic énuméré dans les sections précédantes et en
19 s'appuyant sur les enseignants déduits de l'expérience de certains pays performants,
20 quelques propositions sont été identiffiées dans la perspective d'impulser la complexité
[_21 | économique du Maroc.
Etablir sous forme d’un tableau, de 3 colonnes, les mots erronés relevés et leur correction {la Lee
colonne indique le n° de la ligne, la 297 indique le(s) mot(s) erroné(s) et la 3906 précise le(s) mot(s)
corrigé(s)).
[Nu] Mot(s] erroné(s) Correction : mot(s) juste(s)
Il |
|
|
|
Le Le
Exercice n° 2 : (2 Points)
Décrire, sur une page, le poste de « Secrétaire » en complétant les éléments mentionnés ci-dessous
(rôle, activités, compétences, …) :
١ | FICHE DE DESCRIPTION DE POSTE
LIDENTIFICATION DU POSTE : SECRETAIRE
| DIPLOME REQUIS : BAC +2 ansen secrétariat
| ROLE (MISSION PRINCIPALE) :
ACTIVITES PRINCIPALES :
COMPETENCES REQUISES (Savoir, Savoir-être et Savoir-faire) |
Il ‏بنسسسس‎
‎| EXPÉRIENCE ET CONNAISSANCES CONSEILLÉES
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Exercice 3 : (2 Points)
En date du 1 octobre 2019, votre chef de service vous a informé que la direction envisage de
participer au salon international de l’agriculture à Meknès. Pour cela, il est demandé la réalisation
des différentes tâches {de T1 à T9}, ci-après :
- T1: Participer à l'inauguration du stand le 25 novembre 2019.
- T2 : A la réception des devis et des maquettes, contacter la société chargée de la construction.
- T3 : Faire imprimer un millier de brochures publicitaires.
- T4 : Désigner deux personnes responsables de la tenue du stand.
- TS : Envoyer aux partenaires régionaux et nationaux des cartons d'invitation comportant la photo
de là maquette du stand et une brochure publicitaire.
- T6 : Suivre la construction du stand.
| - T7 : Réaliser un cliché de là maquette retenue.
- T8 : Adresser une «demande d’exposant» au responsable de la foire. Attendre son accord.
- T9 : Pour l'aménagement du stand, lancer une consultation auprès de maquettistes. Attendre leur |
proposition.
Classer les tâches par ordre chronologique dansle temps.
Exemple :
LT.
Te ‏هم 1 هب‎ | Ta
Exercice n° 4 : (2 Points)
Vous recevez de votre directeur le courriel suivant :
Bonjour,
Je dois me rendre à Londres le 23/11/2019, merci de préparer mon déplacement. Je prendrai l'avion
| depuis Tanger, car je serai déjà dans ce secteur à cette date à 7 h du matin. |
Je dois assister à 14 h à la conférence sur « Economie numérique et développement des pays
émergeants » dans la banlieue de Londres. Il faut compter 1 h de route entre l'aéroport et le lieu
| d'organisation de cet événement. li faudra me réserver une voiture à l’arrivée.
| Je dors à Londres, je dois être de retour à Rabat pour 14 h 30 le 28/11/2019.
À noter que durant mon absence, l'intérim de la direction sera assuré par l’adjointe Mme HILALI.
Merci et bonne journée.
| A. JILALI |
1) Etablir une manchette (note), pour information, à l'attention de M. le Secrétaire Général
au sujet de la demande de déplacement de votre directeur.
2) Quelles sont les actions que vous devez entamer pour organiser la mission à l’étranger
de votre directeur ?
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Exercice n° 5 : (2 Points)
Votre directeur a reçu la lettre ci-dessous :
Mr Xavier TORRES
Dir. Commercial ATLAS HT Co
| Madrid
Madrid, le 03.11.2019 |
Monsieur le Directeur
Objet : Demande de Rendez-vous la semaine du 4 novembre 2019
Monsieur,
J'ai l'honneur de vous demander de bien vouloir m’accorder un moment de votretemps précieux pour
vous présenter notre offre en termes de solutions High-Tech dans le domaine de la sécurité des
bâtiments administratifs.
Je tiens à vous informer que la société ATLAS HT Co dispose d’un large portefeuille clients dans toute
l’Europe qui ont mis en œuvre nos solutions de sécurité.
Je serai à rabat pendant une semaine dès le 4 novembre 2019 à 14 h. J'espère vous rencontrer ainsi
que votre équipe chargée des systèmes d'information pour une présentation de 30 minutes.
Je vous prie d'agréer, monsieur, mes salutations distinguées. |
| Signé : Xavier TORRES !
Ecrire une lettre de réponse en mentionnant que votre directeur sera absent la semaine du 4
novembre.
Exercice n° 6 : (4 Points)
Vous avez assisté avec votre directeur à la réunion du comité de direction, tenue le 30 septembre 2019
à 14h à la salle de réunions de votre direction.
Cette réunion a été consacrée à l’examen des points suivants : |
| - Présentation du bilan partiel de l’année 2019 ; |
Plan d'action projeté pour l’année 2020 ;
Divers.
Cette réunion s'est déroulée comme suit :
Le directeur présente les grandes lignes du travail que devra réaliser le comité au cours de l’année. La
révision du programme de travail durant le 4*"* trimestre 2019 en exigeant une mobilisation forte des
équipes et beaucoup de temps et d'énergie. Dans ce contexte, le comité devra probablement se réunir
environ aux deux semaines pour pouvoir suivre de près l'état d'avancement du plan d'action et y apporter
les mesures correctives en cas de besoin.
Le directeur rappelle le fonctionnement du comité. ١١ souligne la nécessité pour les membres de se réunir
en sous-comités de travail et l'importance de bien faire circuler l'information à tous les membres.
Ensuite, une présentation du bilan partiel de l’année en cours a été faite par monsieur le chef de la division
de l'organisation en soulignant l’achèvement de 80% des projets inscrits, un retard énorme dans la
réalisation du projet de numérisation des archives, un changement du périmètre initial du projet de
formation des cadres et un retard pour la réception définitive de 3 projets d'équipements en matériel
technique de 300 postes territoriaux.
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A ce sujet, le directeur a chargé son adjoint de coordonner les actions relatives aux aspects de la réception |
définitive. ١١ a également chargé son adjointe de veiller à l'accélération de la vitesse de numération des
archives.
En termes d'exécution du budget, la cheffe de la division du budget a exposé les grands indicateurs de suivi
du budget : 89,5% taux d'engagement global du budget et 70% taux de paiement.
Plusieurs membres souhaitent que le chef de la division de l’organisation partage davantage l'information
dont il dispose sur les paramètres utilisés dans le suivi de réalisation des projets.
S'agissant du programme de l’année prochaine, le chef de service de la programmation a fait une |
présentation détaillée du plan d'actions consolidé en mettant essentiellement le point sur l’échéancier et
le budget de chaque projet. Sur 50 projets, 9 ont été écartés faute de mise en œuvre des prérequis
nécessaires.
Avant la validation de ce programme lors du prochain comité, le directeur a demandé de constituer des
sous-groupes de travail afin de finaliser minutieusement les projets retenus et d’arrêter le plan d’action
prévisionnel de 2020 en rappelant que Mme l'adjointe est responsable de ce dossier.
De son côté, le responsable des systèmes d'information a noté qu’il serait pertinent de lui transmettre les
besoins des différentes structures au plus tard la semaine prochaine afin d'anticiper sur les difficultés
rencontrées et sur les besoins en informatique en concertation avec le responsable des achats. De plus, ‏ا‎
‎formation sur des outils informatiques apparaît maintenant comme une priorité.
ilest à souligner que lors de cette réunion, les documents relatifs aux présentations évoquées ci-haut ont
été distribués à tous les participants.
La réunion est levée à 15 h 30 et la prochaine réunion aura lieu lundi 15 octobre à 13 h au même endroit.
1) Rédiger un PV de cette réunion.
2) Elaborer un bordereau d'envoi adressé au chef de service de la communication pour
publication au niveau de l'intranet.
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