Modèle d'examen d'aptitude professionnelle pour l'accès au grade de technicien 1er grade — Ministère des Habous et des Affaires Islamiques 2018 — Épreuve écrite — option secrétariat de direction

Ce modèle est l'épreuve écrite de l'examen d'aptitude professionnelle pour l'accès au grade de technicien de 1er grade, spécialité secrétariat de direction — Ministère des Habous et des Affaires Islamiques, session du 31 décembre 2018. Durée : 3 heures, coefficient : 4. Partie 1 (12 points) : quatre questions de cours ; partie 2 (8 points) : une fiche emploi et un planning des congés. Voici une correction proposée.

Partie 1

Exercice 1 : profil du (de la) secrétaire de direction

Exercice 2 : modes de classement

• Classement numérique : chaque dossier reçoit un numéro (souvent dans l'ordre d'arrivée) et les dossiers sont rangés dans l'ordre croissant des numéros. Un répertoire alphabétique (index) permet de retrouver le numéro à partir du nom. Avantages : extension illimitée, confidentialité (le nom n'apparaît pas) ; inconvénient : recherche indirecte. Ex. : dossiers du personnel par matricule.
• Classement géographique : les documents sont regroupés selon un critère de lieu (pays, région, province, ville), puis à l'intérieur de chaque lieu par ordre alphabétique ou numérique. Ex. : dossiers des délégations régionales et provinciales, des mosquées par province.
• Classement alphanumérique : combine lettres et chiffres : on classe d'abord par la lettre (initiale du nom ou code de rubrique), puis par numéro à l'intérieur de chaque lettre (ex. B1, B2, B3… ; C1, C2…). Il allie la facilité de l'alphabétique à la précision et à la capacité d'extension du numérique.

Exercice 3 : l'outil informatique peut-il remplacer le (la) secrétaire de direction ?

Réponse : non, il le transforme mais ne le remplace pas.

• Ce que l'outil apporte : il automatise les tâches répétitives (frappe, mise en forme, publipostage, agenda partagé, messagerie, gestion électronique du courrier et des documents, archivage numérique), fait gagner du temps et réduit les erreurs.
• Ce qu'il ne remplace pas : le jugement (trier l'urgent de l'important, filtrer les appels et visites), l'accueil humain, la discrétion, la relation de confiance avec le directeur, l'organisation des réunions, l'adaptation aux imprévus, la représentation de l'image du service.
• Conclusion : le métier évolue vers un rôle d'assistant(e) de direction polyvalent(e), qui maîtrise les outils numériques et se consacre à des tâches à plus forte valeur ajoutée (suivi des dossiers, préparation des décisions, coordination).

Exercice 4 : loyauté et discrétion

• Le (la) secrétaire de direction a accès à des informations confidentielles : courrier, décisions avant leur diffusion, dossiers du personnel, agenda du directeur, appels et rendez-vous.
• La discrétion (secret professionnel) protège les personnes, la bonne marche du service et la confiance du public ; une fuite peut nuire à une décision ou à la réputation de l'administration. C'est aussi une obligation du fonctionnaire (discrétion professionnelle prévue par le statut général de la fonction publique).
• La loyauté fonde la relation de confiance avec le supérieur : défendre l'intérêt du service, exécuter fidèlement les instructions, ne pas agir dans son dos, l'informer avec exactitude.
• Sans ces deux qualités, le directeur ne peut pas déléguer, et le poste perd sa raison d'être.

Partie 2 (exercices)

Exercice 5 : fiche emploi d'un(e) chargé(e) de secrétariat de direction

Même structure que l'annexe (elle peut être rédigée en arabe comme le modèle) :

Exercice 6 : planning des congés d'été 2019

Analyse des contraintes :

• Une chargée du courrier toujours présente : les absences de Mme Housna et de Mlle Malki ne doivent jamais se chevaucher.
• Deux chefs de service toujours présents sur quatre : au plus deux chefs de service absents en même temps, formations comprises.
• Pendant l'absence de M. Tazi, la secrétaire doit être présente.
• Mme Housna : maternité du 3 juin au 7 juillet (5 semaines), puis congé juste après, du 8 au 28 juillet. Mlle Malki ne peut donc pas partir en juillet : on retient son choix secondaire, août.
• Mme Abbadi : congé juste avant sa formation du 2 au 8 septembre, donc du 12 août au 1er septembre.

Planning proposé (semaines du lundi au dimanche ; F = formation, M = maternité, C = congé) :

Dates retenues :

• M. Tazi : 1er → 21 juillet ; secrétaire : 12 août → 1er septembre (présente pendant l'absence du chef) ;
• Mme Housna : maternité 3 juin → 7 juillet, congé 8 → 28 juillet ; Mlle Malki : 29 juillet → 18 août ;
• Mme Karim et M. Saidi : 1er → 21 juillet ; M. Samid : 22 juillet → 11 août ; Mme Abbadi : 12 août → 1er septembre.

Vérification : du 1er au 21 juillet, Karim et Saidi absents, Abbadi et Samid présents (2) ; du 22 juillet au 11 août, seul Samid absent ; du 12 août au 1er septembre, seule Abbadi absente ; semaine du 2 septembre, Abbadi et Karim en formation, Saidi et Samid présents ; semaine du 9 septembre, Saidi et Samid en formation, Abbadi et Karim présents. Une chargée du courrier est toujours là. Tous les vœux sont respectés, sauf celui de Mlle Malki qui obtient son second choix (août) parce que Mme Housna est absente jusqu'au 28 juillet.

💡 D'autres plannings sont acceptables : l'important est de respecter les contraintes, de justifier les arbitrages et de présenter un tableau lisible (diagramme de Gantt ou tableau à colonnes hebdomadaires).