نموذج امتحان الكفاءة المهنية لولوج درجة تقني من الدرجة الثالثة - وزارة الأوقاف والشؤون الإسلامية 2018 - تخصص كتابة الإدارة

Ce modèle est l'examen d'aptitude professionnelle pour l'accès au grade de technicien de 3e grade, spécialité secrétariat de direction, Ministère des Habous et des Affaires Islamiques, session du 30 septembre 2018. Durée : 3 heures, coefficient : 4. Partie 1 : six questions sur le métier (12 pts) ; partie 2 : trois exercices pratiques (8 pts). Voici une correction proposée.

💡 La partie 1 pèse 12 points sur 20 : répondez à chaque question par une liste structurée (5 à 8 éléments) avec une phrase d'explication, sans recopier la même liste d'une question à l'autre (compétences ≠ tâches ≠ instruments).

Partie 1 (12 points)

1) Compétences requises d'un(e) secrétaire de direction

• Savoirs : organisation de l'administration et circuits de décision ; règles de la correspondance administrative ; techniques de classement et d'archivage ; bonnes notions de droit administratif et de gestion.
• Savoir-faire : rédaction en arabe et en français (lettres, notes, comptes rendus) ; prise de notes ; maîtrise de la bureautique (traitement de texte, tableur, messagerie, agenda partagé) ; gestion du temps et des priorités ; organisation de réunions et de déplacements.
• Savoir-être : discrétion, loyauté, rigueur, sens de l'accueil, maîtrise de soi, adaptabilité, esprit d'initiative et d'équipe.

2) Tâches d'un(e) secrétaire de direction

• gestion du courrier « arrivée » et « départ » (enregistrement, tri, diffusion, suivi) ;
• accueil physique et téléphonique, filtrage des appels et des visiteurs ;
• gestion de l'agenda du responsable : rendez-vous, déplacements, rappels ;
• rédaction et mise en forme des documents ;
• organisation et suivi des réunions (convocations, dossiers, comptes rendus) ;
• classement et archivage, tenue des dossiers ;
• relais d'information entre le responsable, les services et l'extérieur ; suivi des dossiers et relances.

3) Instruments nécessaires

• Matériel informatique et bureautique : ordinateur, imprimante, scanner, photocopieur, téléphone, fax, connexion Internet.
• Logiciels : traitement de texte, tableur, présentation, messagerie, agenda électronique, gestion électronique du courrier et des documents.
• Outils de suivi : registre ou base « courrier arrivée / départ », agenda, échéancier, cahier de transmission, répertoire téléphonique.
• Matériel de classement : classeurs, chemises, dossiers suspendus, armoires, boîtes d'archives, index.
• Documentation : organigramme et annuaire du ministère, modèles de lettres, textes de référence, dictionnaires.

4) Importance de la maîtrise de l'outil informatique

Oui, elle est essentielle, parce que :

• la quasi-totalité des documents est produite et transmise sous forme numérique (traitement de texte, messagerie) ;
• elle fait gagner du temps : modèles, publipostage, correction automatique, recherche rapide de documents ;
• elle améliore la qualité et l'uniformité des documents ;
• la gestion de l'agenda, du courrier et des archives est de plus en plus dématérialisée ;
• elle permet de sécuriser l'information (sauvegardes, mots de passe, droits d'accès), ce qui est capital pour un poste soumis au secret professionnel.

5) Types de classement

• alphabétique (noms de personnes, d'organismes) ;
• numérique (numéro de dossier, de matricule, de facture) ;
• alphanumérique (lettres + chiffres, ex. codes) ;
• chronologique (par date) ;
• géographique (par pays, région, ville) ;
• idéologique / thématique (par sujet ou matière) ;
• décimal (codification par chiffres hiérarchisés, ex. 1, 1.1, 1.2…).

En pratique on combine souvent deux modes (par exemple thématique puis chronologique à l'intérieur de chaque dossier).

6) Formules de politesse pour un écrit officiel à un Ministre ou à un Secrétaire Général

• Appel : « Monsieur le Ministre, » / « Monsieur le Secrétaire Général, » (jamais « Cher Monsieur »).
• Formules d'introduction : « J'ai l'honneur de vous faire connaître… », « J'ai l'honneur de porter à votre haute connaissance… », « J'ai l'honneur de vous transmettre ci-joint… ».
• Formules finales : « Je vous prie d'agréer, Monsieur le Ministre, l'expression de ma très haute considération. » ; « Veuillez agréer, Monsieur le Secrétaire Général, l'expression de ma haute considération. » ; d'un subordonné à son supérieur : « … l'expression de mon profond respect ».
• En arabe (usage administratif marocain) : « سلام تام بوجود مولانا الإمام أيده الله » au début, « والسلام » à la fin.

Partie 2 (8 points)

Exercice 1 (3 points) — Organiser la réunion des chefs de division du 31 décembre 2018

Avant la réunion :

• préciser avec le directeur l'ordre du jour (planification des projets 2019), l'heure, la durée et la liste des participants ;
• réserver la grande salle du Ministère et prévoir l'équipement (vidéoprojecteur, micro, connexion, tableau) ;
• rédiger et envoyer les convocations suffisamment à l'avance, avec l'ordre du jour, en demandant à chaque chef de division ses propositions de projets ;
• confirmer les présences et relancer les retardataires ;
• préparer les dossiers des participants (documents, bilans 2018, propositions), la feuille de présence, les badges ou chevalets, l'accueil (eau, pause-café).

Pendant la réunion : accueillir les participants, faire signer la feuille de présence, distribuer les documents, prendre des notes.

Après la réunion : rédiger le compte rendu ou le procès-verbal, le soumettre au directeur, le diffuser, classer le dossier et assurer le suivi des décisions (échéancier).

Exercice 2 (4 points) — Lettre d'avis de retard

💡 Calcul du retard : ouvrage emprunté le 10/01/2018, prêt maximal de deux mois, donc à rendre au plus tard le 10/03/2018. Mentionnez l'article 3, le titre, la date d'emprunt et la sanction (250 DH prélevés sur la prime trimestrielle) : ce sont les éléments notés.

ROYAUME DU MAROC
Ministère des Habous et des Affaires Islamiques
Direction des Bibliothèques et Archives
Division de l'Action Culturelle
Service de la Bibliothèque
N° ……… / SB                                   Rabat, le ………

                    À
     Monsieur Ghana MEROUNE
     Technicien du 1er grade
     Délégation régionale de Fès-Meknès

Objet : Avis de retard — restitution d'un ouvrage emprunté
Réf.  : Article 3 du règlement de la bibliothèque

Monsieur,

J'ai l'honneur de vous rappeler que vous avez emprunté
le 10 janvier 2018 l'ouvrage intitulé « المفاتيح 10 للنجاح »,
d'une valeur de 250 dirhams.

Conformément à l'article 3 du règlement de la bibliothèque,
la durée maximale du prêt est de deux mois ; l'ouvrage
devait donc être restitué au plus tard le 10 mars 2018.
À ce jour, il n'a pas encore été rendu.

En conséquence, je vous prie de bien vouloir restituer cet
ouvrage au service de la bibliothèque dans les meilleurs
délais. À défaut, et en application du même article, le prix
de l'ouvrage, soit 250 dirhams, sera prélevé sur votre prime
trimestrielle.

Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes salutations
distinguées.

                         Le Chef du Service de la Bibliothèque
                                     (Signature)

Exercice 3 (1 point) — Ordre hiérarchique (réponse probable)

1. السيد المفتش العام (Inspecteur général) : rattaché directement au Ministre ;
2. السيد مدير الشؤون الإدارية والتعاون (Directeur des affaires administratives et de la coopération) ;
3. المراقب المالي المركزي (Contrôleur financier central des Habous) : il exerce, selon le Code des Habous, sous l'autorité de l'Inspection générale ;
4. السادة رؤساء الأقسام (Chefs de division).

💡 L'inspecteur général a le statut d'un directeur central mais relève directement du Ministre, d'où sa première place. Le statut du contrôleur financier central est fixé par arrêté du Ministre ; le placer avant les chefs de division est la lecture la plus probable, mais l'énoncé ne permet pas de trancher avec certitude entre lui et le directeur.