نموذج امتحان الكفاءة المهنية لولوج درجة تقني من الدرجة الأولى - وزارة الاقتصاد والمالية - دورة 27 نونبر 2016 - اختبار التخصص: السكرتارية

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Ministere de »mie et des Finances
Examen d’Aptitude Professionnelle
du 27 Novembre 2016
pour l’accès au grade de Technicien de 19 grade
Exercice 1 : (4 points)
1. Quels sont les logiciels informatiques qu'on peut utiliser pour gérer ses tâches au quotidien ?
2. Le classement des fichiers dans les dossiers Windows peut se faire selon plusieurs manières.
Citez deux manières pour classer les dossiers et fichiers relatifs à votre service.
3. Comment envoyer une page spécifique d'un fichier PDF par email sans envoyer la totalité du
fichier ?
4. Comment comparer le contenu de deux fichiers Word rapidement ?
Vous devez mettre en forme 40 graphiques d'un fichier Excel selon le même format et les mêmes
couleurs. Quelle est la manière la plus rapide pour le faire ?
6. Donner trois outils informatiques autres que les logiciels Word et Excel qui peuvent vous aider
dans votre poste de Secrétaire/Assistant(e).
7. Votre service communique habituellement avec une vingtaine de partenaires auxquels on envoie
souvent des emails identiques. Comment faciliter ces envois d'email sans saisir à chaque fois
toutes les adresses email ?
8. Quelle est la technique utilisée sur les logiciels de bureautique permettant de générer une même
lettre à plusieurs destinataires ?
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Exercice 2 : (5 moints)
Soit le tableau Excel représentant les ventes d'une société spécialisée dansles équipements
informatiques :
. [Brut hors Montant Nef hors
Clien Remise
13 602 |
Othman 9 704
Sara 18 035
1- Ecrire la formule Excel dans la colonne 3 (Remise) pour accorder une remise de 2 % pour les
clients dont le brut hors taxe dépasse 10 600 Dhs ;
2- Ecrire la formule Excel dans la colonne 4 (Montant remise) pour le calcul du montant de la
remise ;
3- Ecrire la formule Excel dans la dernière colonne pour le calcul du montant Net hors taxes.
Exercice 3 : (5 points)
Le tableau ci-dessous correspond à une liste de tâches à réaliser par une secrétaire. Vu la diversité et
le nombre de tâches à réaliser, elle ne dispose pas du temps nécessaire pour les réaliser dans la même
journée de travail.
1. Quelle est la matrice qui permet de classer et prioriser ces tâches ?
2. Utiliser cette matrice pour mettre un plan de réalisation des tâches ci-dessous.
Tâche | Description Date limite de
réalisation
11 Effectuer les corrections dans une fiche très importante Dans 5 jours
T2 Effectuer les réservations nécessaires pour une mission à effectuer Aujourd'hui
par son chef hiérarchique 1
13 Classer le courrier du service Pas de date
limite
T4 Trier et Préparer des documents pour leur envoi a l'archive du Aujourd'hui
Ministère 1
15 Saisir un courrier très important à envoyer au Cabinet du Ministre 3 jours
T6 Assister à une formation organisée pour les secrétaires Aujourd'hui
T7 Effectuer des appels téléphoniques pour relancer des partenaires pour L jour
envoyer des données sollicitées par le service J
T8 Préparer pour l'examen d'aptitude professionnelle 3 jours
T9 Rechercher et envoyer des documents sur Internet à une collègue Aujourd'hui
T10 Effectuer la saisie d'un compte rendu Aujourd'hui
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reice 4 : (6 points)
Une direction dispose d'une application informatique de gestion du courrier et des réclamations.
eur
Cette application est utilisée par les responsables (chef de division, chef de service.) ainsi que
secrétaires.
Une division a réceptionné et a traité trois courriers dont les informations sont listées dans le tableau
ci-dessous :
Traitement du chef de division
Date Objet
25/1112016 | Invitation pour un séminaire Ne nécessite aucune réponse
13/12/2016 |Réclamation d'un partenaire sur| Projet de lettre de réponse à
l'abus d'un collaborateur relevant de | préparer par le Service des
la division réclamations
Réunion au niveau de M. le Ministre | Le Service de Coordination devra
pour la coordination d'un projet désigner un représentant pour y
assister
Ecrire une procédure qui décrit le processus de gestion du courrier émis et reçu.
2. Quelles sont les actions que la secrétaire doit effectuer au niveau de l'application avant de
remettre les courriers ci-dessus au chef de division.
3. Quelles sont les informations que la secrétaire doitindiquer au niveau de l'application après
avoir reçu les courriers traités par le chef de division. Compléter le tableau ci-dessus pour
les
indiquer les informations pour chaque courrier.
Comment l'application peut faciliter le suivi du courrier reçu et émis aux services.
5. Après trois mois de mise en exploitation de ladite application, le directeur a constaté que
responsables et secrétaires n'utilisent pas l'application pour indiquer les traitements réservés
aux courriers. Ainsi, i a confié à sa secrétaire de rédiger une note de service pour leur
rappeler la mise en exploitation de l'application depuis3 mois, les fonctionnalités offertes par
l'application et de les sensibiliser pour l'utilisation de ces fonctionnalités.
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