نموذج مباراة توظيف كاتب(ة) مديرية - المكتب الوطني للكهرباء والماء الصالح للشرب - قطاع الماء 2021 - اختبار التخصص

Ce modèle correspond au concours de recrutement de secrétaires de direction de l'ONEE (Office National de l'Électricité et de l'Eau Potable, Branche Eau) du 21 février 2021, épreuve de spécialité (durée : 2 heures, notée sur 40 points). La première page contient 14 questions ouvertes de cours (fonction de secrétaire, accueil, archives, classement, écrits professionnels, bureautique). Les pages suivantes proviennent visiblement d'une autre session : un QCM de « Technicien spécialisé Secrétariat de direction » et la page de garde du concours ONEE Branche Électricité de mai 2018 (notée sur 100, 2 heures, coefficient 1). Il s'agit donc d'un sujet mixte (questions de cours et QCM). Voici une correction méthodologique proposée.

💡 Avant de commencer : 14 questions en 2 heures, c'est environ 8 minutes par question. Répartissez votre temps selon le barème : la question 7 (5 points), les questions 4 et 14 (4 points chacune) méritent le plus de soin. Répondez de façon structurée (définition, puis rôle, puis exemples) et utilisez un tableau quand le sujet le permet (question 4). Pour le QCM, les réponses découlent des définitions de cours : éliminez les options absurdes ou trop vagues.

Partie 1 : questions de cours (session 2021, sur 40 points)

• Q1 – Fonction de secrétaire (3 pts) : collaborateur ou collaboratrice direct(e) du responsable, dont la mission principale est de l'assister et de le décharger des tâches administratives et relationnelles. Attributions : accueil physique et téléphonique, gestion de l'agenda et des rendez-vous, traitement du courrier, rédaction et mise en forme des documents, classement et archivage, organisation des réunions et des déplacements, relais de l'information.
• Q2 – Qualités (3 pts) : personnelles : discrétion, loyauté, maîtrise de soi, sens de l'organisation, amabilité, disponibilité ; professionnelles : maîtrise de la langue et de l'orthographe, rigueur, bureautique, sens de la communication, gestion des priorités, respect du secret professionnel.
• Q3 – Accueil et rentabilité (2 pts) : l'accueil est la première image de l'entreprise. Pour les clients externes, un bon accueil fidélise, réduit les réclamations et valorise l'image de marque ; pour les clients internes (collègues, services), il fluidifie l'information et évite les pertes de temps. Un accueil de qualité se traduit donc en gains de temps, en satisfaction et en chiffre d'affaires.
• Q4 – Attitudes d'accueil (4 pts), à présenter en tableau : visiteur qui s'exprime difficilement : patience, écoute active, reformulation, questions simples ; visiteur inquiet : rassurer, parler calmement, informer précisément de la suite ; personne handicapée : proposer son aide sans l'imposer, adapter l'espace et le rythme, s'adresser directement à la personne ; visiteur mécontent : garder son calme, laisser parler sans interrompre, ne pas contredire, reformuler, s'excuser pour le désagrément et proposer une solution ou orienter vers le bon interlocuteur.
• Q5 – Les trois âges des archives (3 pts) : archives courantes (dossiers en cours, consultés souvent, conservés dans les bureaux) ; archives intermédiaires (dossiers clos, consultés rarement, conservés pour des raisons administratives ou légales) ; archives définitives ou historiques (documents à valeur patrimoniale conservés sans limite, les autres étant éliminés après visa).
• Q6 – Classement (2 pts) : opération qui consiste à ranger les documents selon un ordre logique pour les retrouver rapidement. Rôle : gain de temps, continuité du service en l'absence de la secrétaire, sécurité et conservation de l'information.
• Q7 – Cinq types de classement (5 pts) : alphabétique (simple, mais homonymies et extension difficile) ; numérique (extension illimitée, mais index obligatoire) ; chronologique (suit l'ordre des dates, mais ne se suffit pas seul) ; géographique (par région ou ville, pratique pour le commercial, mais nécessite une bonne connaissance de la géographie) ; idéologique / thématique (par sujet, logique, mais subjectif) ; alphanumérique (combine lettres et chiffres, précis mais plus complexe).
• Q8 – Délai minimum de conservation (1 pt) : oui. La loi fixe des durées de conservation selon la nature des documents (par exemple, la loi 69-99 relative aux archives, et le Code de commerce qui impose de conserver les documents comptables et la correspondance pendant 10 ans). Les délais propres à chaque document figurent dans le tableau de gestion (calendrier de conservation) de l'organisme.
• Q9 – Courrier interne (2 pts) : correspondance qui circule entre les services d'une même entreprise. Du responsable vers le collaborateur (sens descendant) : instructions, informations, convocations, sous forme de note de service ou note d'information ; du collaborateur vers le responsable (sens ascendant) : comptes rendus, demandes, propositions, sous forme de note, de compte rendu ou de rapport. L'acheminement se fait par le circuit interne (parapheur, cahier de transmission) ou par messagerie.
• Q10 – Note de synthèse (3 pts) : document qui présente de façon objective, concise et structurée l'essentiel d'un dossier pour aider un décideur. Méthode : lecture et tri des documents, repérage des idées clés, élaboration d'un plan (introduction, deux parties, conclusion), rédaction neutre sans avis personnel. Exemple : synthèse d'un dossier sur la réduction des pertes en eau du réseau de distribution.
• Q11 – Rapport professionnel (3 pts) : document qui étudie une situation, l'analyse et propose des solutions en vue d'une décision. Contenu : introduction (objet, contexte), constat, analyse des causes, propositions, conclusion, annexes. Méthode : collecte d'informations, plan, rédaction argumentée, et signature de l'auteur, qui peut donner son avis (contrairement à la note de synthèse).
• Q12 (3 pts) : note de service : écrit interne descendant qui transmet un ordre ou une instruction ; compte rendu : écrit qui relate de façon fidèle et résumée ce qui s'est dit lors d'une réunion, pour informer notamment les absents ; procès-verbal : document officiel qui constate les faits et décisions d'une réunion ou d'une instance et engage ses signataires.
• Q13 (2 pts) : négociation : échange visant un accord entre parties aux intérêts différents ; discussion : échange d'idées sans obligation d'aboutir ; stratagème : ruse employée pour atteindre un but ; arrangement : accord amiable, compromis entre les parties.
• Q14 (4 pts) : Word : traitement de texte (lettres, rapports) ; Excel : tableur (tableaux, calculs, graphiques) ; Intranet : réseau interne privé de l'entreprise ; Internet : réseau mondial public ; publipostage : fusion d'un document type avec une liste de destinataires (lettres personnalisées, étiquettes) ; Outlook : messagerie, agenda et contacts.

Partie 2 : QCM (autre session)

• Q15 – Document dont la présentation est normalisée : la lettre (la lettre commerciale obéit à une norme de présentation).
• Q16 – Créer un modèle : choisir le format « Modèle » dans la boîte de dialogue Enregistrer sous.
• Q17 – Temps en abscisse, tâches en ordonnée : un planning (diagramme de Gantt).
• Q18 – « La communication est irréversible » : ce qui est dit est dit, on ne peut pas l'effacer.
• Q19 – Lettre administrative : document d'ordre externe permettant d'établir un contact direct avec le public. La deuxième option décrit le procès-verbal, la troisième la note.
• Q20 – Communication informelle : elle sort du cadre hiérarchique des échanges. Elle n'est ni toujours négative ni réduite à la rumeur.
• Q21 – Éconduire : signifie congédier poliment, refuser la demande d'un visiteur ; la liste d'options est incomplète [illisible dans le scan].
• Q22 – Excel, figer une référence de cellule : F4 (elle ajoute les $ de la référence absolue).
• Q24 – Le temps : une ressource dont chacun dispose pour accomplir des tâches dans des délais impartis.
• Q25 – Compte rendu : informer les personnes non présentes de ce qui s'est passé à la réunion. « Relater officiellement » renvoie au procès-verbal.
• Q26 – Finalité d'un rapport : diagnostiquer la situation et les problèmes (pour proposer des solutions).
• Q27 – Délégation : méthode par laquelle un responsable confie à un subordonné la réalisation d'objectifs.
• Q28 – Établir des priorités : définir l'urgence et l'importance (matrice d'Eisenhower).
• Q29 – Agenda électronique : outil moderne utilisant la technologie informatique.
• Q30 – Note de service : sens descendant.
• Page « Technicien spécialisé » : Q1 qualité personnelle : loyale ; Q2 attitudes : être rationnelle et avoir le contrôle de soi ; Q3 firme : une entreprise ; Q4 slogan : une phrase qui résume les qualités du produit ; Q5 période d'essai des employés : selon l'article 13 du Code du travail, un mois et demi (3 mois pour les cadres, 15 jours pour les ouvriers) ; les options sont tronquées ; Q6 droit au congé annuel : six mois de service continu (article 231).
• Les pages 3 et 4 (gestion du temps, communication non verbale) sont trop fragmentaires : [illisible dans le scan].

💡 Grille QCM : Q15 lettre · Q16 Enregistrer sous/Modèle · Q17 planning · Q18 on ne peut pas l'effacer · Q19 contact avec le public · Q20 hors cadre hiérarchique · Q22 F4 · Q24 ressource · Q25 informer les absents · Q26 diagnostiquer · Q27 confier des objectifs · Q28 urgence/importance · Q29 outil informatique · Q30 descendant. À réviser : accueil et communication, les écrits professionnels (note, compte rendu, PV, rapport, note de synthèse), classement et archivage (trois âges), gestion du temps, bureautique (Word, Excel, publipostage, Outlook) et bases du Code du travail.